Invité, venu, intéressé, à relancer… Au fil des représentations, les informations s’accumulent autour de chaque programmateur. Sans suivi structuré, il devient vite difficile de se souvenir de qui a vu quel spectacle, des échanges qui ont suivi ou du bon contexte pour reprendre contact.
Le suivi des programmateurs permet de conserver cette mémoire et de faire vivre la relation dans la durée. Dans cet article, nous revenons sur les informations utiles à conserver, les bonnes pratiques pour relancer vos contacts et l’intérêt de capitaliser sur cet historique d’une création à l’autre.
Un spectacle est vu avant d’être programmé
La diffusion repose en grande partie sur la rencontre entre un spectacle et les programmateurs susceptibles de l’accueillir. Avant d’envisager une programmation, encore faut-il leur permettre de découvrir le projet et, lorsque c’est pertinent, de suivre son évolution.
Cette relation peut commencer avant même que le spectacle soit créé. Une sortie de résidence, une présentation d’étape de travail ou un temps de rencontre peuvent être l’occasion de faire découvrir une création en cours et de commencer à construire une relation avec les programmateurs intéressés.
Une fois le spectacle créé et en tournée, les représentations deviennent naturellement des occasions d’inviter les professionnels à le découvrir. Le travail de diffusion consiste alors notamment à identifier les programmateurs susceptibles d’être intéressés par le spectacle, par exemple en fonction de leur ligne artistique, de leur public ou de leur implantation géographique, puis à leur proposer une date pertinente.
Mais l’invitation n’est que le début du suivi. Qu’un programmateur ait accepté l’invitation, assisté à la représentation ou simplement manifesté un intérêt pour le spectacle, ces informations constituent le point de départ de la relation à suivre. Elles permettent ensuite de savoir qui recontacter, dans quel contexte et avec quelles informations.
C’est à ce moment que le suivi des programmateurs prend tout son sens : conserver la mémoire de ces interactions pour accompagner la relation dans la durée, plutôt que de repartir de zéro à chaque nouvelle prise de contact.
Quelles informations conserver pour suivre ses programmateurs ?
Pour qu’une information reste utile plusieurs semaines ou plusieurs mois après une représentation, encore faut-il pouvoir la retrouver et la remettre dans son contexte.
Garder une trace de la rencontre
Quelques informations permettent déjà de reconstituer facilement l’historique :
- le spectacle concerné ;
- la date et le lieu de la représentation ;
- l’invitation envoyée et la réponse reçue ;
- la présence ou non du programmateur ;
- les échanges intervenus avant ou après la représentation ;
- les éventuelles suites envisagées.
L’objectif n’est pas de multiplier les informations à renseigner, mais de conserver celles qui permettront de comprendre la relation lors du prochain échange.
Qualifier l’intérêt du programmateur
Après la représentation, les échanges avec le programmateur peuvent également apporter des informations utiles : un retour sur le spectacle, un intérêt pour une future programmation, une contrainte de calendrier ou encore une sensibilité particulière à certains projets.
Ces éléments permettent de mieux préparer les prochaines prises de contact. Même lorsqu’un programmateur ne souhaite pas donner suite, garder une trace de son retour permet de mieux comprendre sa position et d’adapter les prochaines prises de contact.
Il s’agit moins d’attribuer un statut à chaque contact que de garder une mémoire suffisamment précise de la relation: qu’a-t-il vu ? Qu’en a-t-il pensé ? Quels échanges avez-vous déjà eus ? Une suite avait-elle été envisagée ?
Comment relancer un programmateur après une représentation ?
La relance fait partie du suivi, mais il n’existe pas de calendrier applicable à toutes les situations. La nature des échanges précédents, le niveau d’intérêt exprimé ou encore l’actualité du spectacle doivent guider la prise de contact.
Après une représentation, une première relance peut notamment permettre de recueillir le retour du programmateuret d’évoquer les suites possibles. ARTCENA conseille d’ailleurs d’anticiper cet échange dès l’accueil du professionnel, par exemple en convenant d’un contact ultérieur plutôt qu’en sollicitant nécessairement son avis à chaud.
Par la suite, chaque nouvelle prise de contact gagne à avoir une raison précise : une représentation à proximité, de nouvelles dates de tournée, une évolution du projet ou une nouvelle création susceptible de l’intéresser.
L’enjeu est donc moins de multiplier les relances que de reprendre contact avec le bon contexte. Les programmateurs sont fortement sollicités : mieux vaut privilégier des prises de contact pertinentes plutôt que répéter le même message.
💡 À retenir : une relance pertinente s’appuie d’abord sur ce que vous savez déjà de la relation. Plus l’historique est précis, plus il est facile de personnaliser votre prise de contact.
Pourquoi conserver l’historique des programmateurs dans la durée ?
Le suivi prend tout son intérêt lorsqu’il ne se limite pas à la diffusion d’un seul spectacle.
Retrouver facilement les échanges passés
Au fil des tournées, les informations peuvent rapidement se disperser entre boîtes mail, tableaux, notes personnelles et souvenirs des différents membres de l’équipe. Quelques mois plus tard, retrouver précisément qui a vu quel spectacle et dans quel contexte peut devenir difficile.
Conserver un historique permet de reprendre une relation sans repartir de zéro et d’éviter de solliciter un programmateur sans tenir compte des échanges précédents.
Capitaliser d’une création à l’autre
Une relation avec un programmateur ne se résume pas à un spectacle. Une personne qui n’a pas programmé une première création peut être intéressée par la suivante. À l’inverse, un programmateur qui connaît déjà le travail artistique de la compagnie constitue un contact avec lequel la relation est déjà engagée.
L’historique permet alors de retrouver les spectacles vus, les retours formulés et les centres d’intérêt identifiés afin de mieux cibler les futures prises de contact.
Même lorsqu’un spectacle n’est pas programmé immédiatement, maintenir le lien permet ainsi de présenter plus tard une nouvelle création à une personne qui connaît déjà le travail de la compagnie.
Construire une mémoire partagée du réseau
Cette connaissance ne doit pas dépendre uniquement de la personne qui a mené les échanges. Un changement de chargé de diffusion, une absence ou simplement un travail partagé à plusieurs peuvent rapidement faire perdre une partie du contexte.
D’où l’intérêt de centraliser les informations liées à chaque programmateur : spectacles vus, échanges, retours, prochaines actions… L’équipe dispose ainsi d’un historique commun pour comprendre la relation et poursuivre le suivi de manière cohérente.
Le suivi des programmateurs ne se résume donc pas à une liste de contacts à relancer. Il permet de construire progressivement une connaissance de son réseau et de capitaliser sur les relations nouées d’une création à l’autre.
Avec une fonctionnalité de suivi des programmateurs comme celle d’Orfeo, vous gardez une trace, pour chaque spectacle, des professionnels invités, de ceux qui l’ont vu et des informations utiles à leur suivi. Cet historique reste relié à votre annuaire, à vos échanges par e-mail et à vos différents projets : vous retrouvez ainsi le contexte de chaque relation au même endroit, au fil des représentations et des créations.