Dans le spectacle vivant ou l’audiovisuel, il est fréquent d’embaucher de nombreux intermittents du spectacle pour une seule production.
Entre les techniciens, les artistes et les remplaçants, les embauches s’accumulent… et leur gestion peut rapidement devenir chronophage, voire risquée si elle n’est pas bien structurée.
Embaucher un intermittent du spectacle, c’est naviguer entre obligations administratives strictes et besoins de réactivité.
Dans cet article, découvrez une méthode concrète et efficace pour anticiper, organiser et automatiser vos embauches multiples d’intermittents du spectacle — sans perdre le fil.
Anticiper les besoins en recrutement d’intermittents du spectacle
Avant même d’embaucher ****un intermittent du spectacle, il est essentiel de poser les bases d’une organisation claire et structurée.
Cette étape préparatoire permet de gagner un temps précieux lors de la phase d’embauche, tout en sécurisant juridiquement l’ensemble de votre processus de recrutement.
Tout d’abord, il faut identifier les postes artistiques et techniques à pourvoir. En effet, chaque production mobilise des compétences variées — par exemple un régisseur lumière, un technicien plateau, un maquilleur, un comédien, un musicien…
Il s’agit alors de dresser une liste exhaustive des intermittents du spectacle nécessaires pour la production.
Ensuite, il faut déterminer les différentes périodes de travail pour chaque phase de la production et pour chaque intermittent du spectacle.
Cartographiez les phases de la production : période de création artistique, répétitions, représentations, montage et démontage technique, etc.
Cette planification permet d’éviter les chevauchements de missions des intermittents du spectacle ou les oublis de dates dans les contrats.
Enfin, évaluez la durée et la charge de travail de chaque mission : cela permet de prévoir les bons volumes horaires dans le contrat de l’intermittent du spectacle.
👉 Une anticipation claire permet d’éviter les ajustements de dernière minute et les erreurs contractuelles.
Centraliser les informations RH sur les intermittents du spectacle
Lorsque vous devez embaucher plusieurs intermittents du spectacle sur une même production, la dispersion des données administratives devient vite un frein à la bonne gestion du projet.
Centraliser les informations liées aux ressources humaines est donc une étape clé pour fluidifier vos processus et limiter les erreurs.
Pour cela, vous pouvez créez un tableau de suivi unique des embauches des intermittents du spectacle (ou un outil partagé) listant les noms et fonctions des intermittents, les dates de contrats, l’état d’avancement des formalités (plannings, contrats, DPAE, etc.).
Ce tableau peut devenir le document central pour toute l’équipe gérant les embauches d’intermittents du spectacle.
Découvrez notre modèle de tableau de suivi pour commencer à organiser dès maintenant le recrutement de vos intermittents du spectacle.
Toutefois, si vous devez recruter des intermittents du spectacle de manière régulière, n’hésitez pas à utiliser des outils spécialisés dans le spectacle vivant comme Orfeo. Ce type d’outil permet de créer des engagements et des contrats, de stocker des documents, etc.
En ayant un outil de centralisation des informations RH sur les intermittents du spectacle, toutes les personnes en charge de la production ont accès aux mêmes données à jour.
Harmoniser les contrats et conditions d’embauche des intermittents du spectacle
Lorsque l’on doit embaucher plusieurs intermittents du spectacle pour une même production, garantir l’homogénéité des conditions contractuelles est essentiel — à la fois pour respecter le cadre légal et éviter les incohérences entre les dossiers.
Tout d’abord, chaque embauche doit se conformer à la convention collective applicable. Vérifiez systématiquement les minimas salariaux en vigueur dans la convention collective applicable à votre structure. Cela concerne aussi bien les artistes que les techniciens.
Vous pouvez intégrer un rappel des minimas conventionnels dans vos modèles de contrat pour éviter les erreurs.
De plus, pensez à homogénéiser les conditions pour les intermittents du spectacle sur des postes similaires. Cela vous évitera d’avoir à créer des modèles de contrats différents et simplifiera la gestion de la paie.
Aussi, vérifiez que les postes similaires ont les mêmes intitulés.
Enfin, assurez la cohérence entre le contrat de travail des intermittents du spectacle et les fiches de paie. Les durées de travail, les conditions financières et les intitulés de poste doivent être identiques dans les deux documents.
Cela renforce la transparence et évite les litiges lors des contrôles URSSAF ou Audiens.
🎯 En harmonisant les contrats, vous professionnalisez votre gestion RH, sécurisez votre production et gagnez la confiance des professionnels du spectacle.
Mettre en place une procédure standardisée pour embaucher un intermittent du spectacle
Plus les embauches se multiplient sur une production, plus une organisation claire devient indispensable. Pour embaucher un intermittent du spectacle de manière fluide, fiable et rapide, il est essentiel de définir une procédure interne standardisée.
Voici les étapes à suivre pour mettre en place cette procédure d’embauche d’intermittents du spectacle :
- Élaborez des modèles de contrats types adaptés à vos types de productions et aux différents postes. Prévoyez des variantes selon la durée (journée isolée, période continue ou discontinue), le poste (artiste, technicien), ou le lieu d'exécution.
💡 Astuce : pensez à inclure dans ces modèles les mentions obligatoires spécifiques aux intermittents du spectacle (poste, période d’emploi, convention collective applicable, rémunération brute, etc.).
- Définissez en interne un processus clair pour chaque embauche : qui remplit le contrat ? qui le valide ? qui le signe et le transmet ?
- Formez les équipes de production ou d’administration à cette procédure
🚦Un workflow RH structuré permet de gagner du temps à chaque nouvelle embauche.
Bien communiquer avec les intermittents du spectacle
Que vous ayez à embaucher un intermittent du spectacle pour une journée, une semaine ou une série de dates, une communication fluide et en amont est indispensable. Elle conditionne la qualité de la collaboration, la réactivité administrative et la sérénité de l’équipe.
Essayez d’anticiper les dates de début et de fin de contrat, et d’informer les intermittents du spectacle en avance. Cela leur permet d’organiser leur emploi du temps et d’éviter les conflits de planning. Cela vous aide également à sécuriser leurs disponibilités.
Ensuite, dès que leur emploi du temps est validé, demandez dès que possible les informations administratives nécessaires : RIB, numéro de sécu, pièces d’identité, etc.
💡 Conseil : envoyez un formulaire unique ou un lien vers un espace collaboratif (type Google Form ou plateforme RH) pour collecter ces données dès l’annonce de l’embauche. Par exemple, Orfeo propose un accès pour les intermittents leur permettant de renseigner leurs informations personnelles. De même, la plateforme Transat de GHS permet de récupérer les données des salariés.
Enfin, formalisez rapidement l’embauche des intermittents du spectacle dans un contrat clair et signé avant le début de la mission, comme l’exige la réglementation.
📩 Une bonne communication en amont évite les relances de dernière minute, les erreurs de saisie… et crée un climat de confiance avec les professionnels du spectacle.
Faciliter la gestion des déclarations relatives à l’embauche des intermittents du spectacle
Une fois les contrats établis, encore faut-il que les formalités administratives suivent sans accroc.
Pour chaque professionnel que vous allez embaucher en tant qu’intermittent du spectacle, un certain nombre de déclarations obligatoires doivent être transmises dans les délais.
Si vous gérez un volume important d’intermittents du spectacle, il est fortement recommandé de faire appel à un expert-comptable ou gestionnaire de paie spécialisé spectacle.
Ces professionnels connaissent parfaitement les particularités du régime des intermittents.
Ils sécurisent vos démarches, évitent les erreurs de déclaration et peuvent vous conseiller en cas de doute sur une situation complexe (multi-employeurs, remplacement, annulation de date, etc.).
Automatisez le plus possible les formalités administratives liées à l’embauche des intermittents du spectacle. Plusieurs plateformes permettent aujourd’hui de générer certains documents, comme :
- les DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) ;
- les contrats de travail ;
- les fiches de paie ;
- les bordereaux URSSAF.
Par exemple, Orfeo permet de créer et d’envoyer des contrats de travail et des DPAE sans quitter l’outil.
Gérer plusieurs embauches d’intermittents sur une même production nécessite méthode et rigueur. En anticipant les besoins, en structurant vos outils et en vous appuyant sur des solutions adaptées, embaucher un intermittent du spectacle devient un processus fluide, conforme, et bien plus serein.
Envie de gagner du temps pour votre prochaine production ? Il existe des outils conçus pour simplifier chaque étape de l’embauche des intermittents, comme le fait le module Social d’Orfeo.